Het uitvaardigen van een regel heeft consequenties voor de verantwoordelijkheid van gedrag. Degene die een regel uitvaardigt, wordt tevens verantwoordelijk voor de naleving van die regel. Als je jouw kind een regel oplegt, bijvoorbeeld op een bepaalde tijd thuis zijn, dan heeft zo’n regel alleen zin als je reageert in het geval dat de regel niet nageleefd wordt. Wordt een overtreding (oogluikend) toegestaan, dan verliest de regel onmiddellijk zijn waarde. Een regel krijgt pas betekenis bij de gratie van het afdwingen van naleving. Het invoeren van een regel impliceert het verschuiven van de verantwoordelijkheid van de medewerker naar de leidinggevende.
Bij het werken met regels worden diverse aannames gemaakt die niet corresponderen met de werkelijkheid. De eerste is dat kennis leidt tot gedrag. Als het gedrag niet conform de regel is, dan wordt vaak het kennisniveau als niet onvoldoende gezien (“ze begrijpen het nog niet”) en lijkt een uitleg het meest probate middel. Recente neuropsychologische inzichten ondersteunen deze aanname niet. Voor een nieuw gedrag nieuw, waarvoor we nog geen gedragspatronen hebben, kan een nieuwe regel inderdaad een houvast zijn. Zodra het echter om bestaand gedrag gaat, spelen onbewuste motieven en reeds geautomatiseerde patronen een dominante rol. Een inzicht is hieraan ondergeschikt. Regels hebben weinig impact op bestaand gedrag.
Een tweede aanname is dat afwijken van een regel altijd een bewuste en daarmee gewilde overtreding is. In die aanname staat de rol van de menselijke wil als bepaler van gedrag centraal. Hersenonderzoek toont aan dat wat wij de wil noemen, niet de oorzaak, maar eerder het gevolg is van ketens van onbewuste breinprocessen. Het onbewuste zet de mens aan tot actie, terwijl de mens meent zelf op een bewuste manier die actie te hebben opgeroepen. De mens dicht zich overmatig veel bewuste zelfsturing toe en onderschat structureel de impact van zijn instincten en van de omgeving op zijn gedrag.
We produceren al 50 jaar in een fors tempo regels. Vele organisaties zijn al lang voorbij het punt dat er nog een medewerker is die alle regels van zijn eigen vakgebied kent. De Nederlandse grondwet begint met de stelling dat elke Nederlander de wet dient te kennen. Dit noemt men de “juridische fictie” omdat niemand hiertoe in staat is. Analoog aan dit begrip zouden we kunnen stellen dat organisaties leiden aan “regelfictie”, de onterechte aanname dat iedere medewerker alle regels kent. Toch blijven we keer op keer nieuwe regels maken. Zo leidt bijvoorbeeld elk incidentonderzoek tot aanscherping of vernieuwing van regels. Het lijkt wel of we niet meer weten hoe we ook op een andere manier onze veiligheid kunnen waarborgen.
Gedrag is een zacht thema en een regel is een harde manier om dat te reguleren. Een LMRA kan gezien worden als een zacht instrument omdat het de gevoeligheid voor risico’s beoogt te versterken. Door medewerkers te verplichten een kaartje in te vullen alvorens te kunnen starten met het werk, verwordt de LMRA tot een hard instrument. Zo ontstaan gedragspatronen die haaks staan op de intentie van het instrument. Mensen gaan bijvoorbeeld vooraf al het kaartje invullen, zodat ze snel aan de slag kunnen. De moraal van het verhaal: regels kunnen averechts werken doordat ze de mens vervreemden van de oorspronkelijke intentie van de regel.
Regels geven een antwoord op het hanteren van te verwachten risico’s. Nu zijn onveilige situaties vaak het gevolg van een onverwachte samenloop van omstandigheden. Op zo’n moment is het zelfstandig oordeelsvermogen van de uitvoerder van cruciaal belang. Die moet flexibel kunnen inspelen op dreigende gevaren. We noemen dat resilience. Het oordeelsvermogen dat hiervoor nodig is, ontwikkelt zich als een medewerker in vrijheid kan experimenteren. Bewegingsvrijheid is derhalve een goede voorbereiding op onverwachte risico’s.
De vraag dient zich dan aan wat nodig is alvorens we kunnen vertrouwen op de zelfsturing van onszelf en anderen. De geschiedenis leert ons dat we een goed veiligheidssysteem geërfd hebben van onze voorouders. Zonder dat systeem waren we er nu niet. Het systeem is echter geprogrammeerd voor de gevaren van 10.000 jaar geleden en moet dus eerst een update krijgen voor de gevaren van deze tijd. Dankzij een goed inwerkprogramma leren we de belangrijkste risico’s te herkennen. Bovendien moeten we leren wat te doen als zich zo’n risico voordoet. Training kan helpen een gedragsrepertoire te ontwikkelen dat helpt om gevaren te neutraliseren. Als we eenmaal voldoende risicoherkenning bezitten en vaardigheden om met afwijkingen om te gaan, hebben we een stuk minder regels nodig.
Zijn we er dan? Helaas moeten we dan nog afrekenen met onze zelfoverschatting. Ook die hoort bij de erfenissen uit het verre verleden. Mensen zijn effectiever als ze meer durven, maar maken daarbij ook meer fouten. Omdat de gevaren van deze tijd zo veel groter zijn, moeten we ook voorzichtiger zijn. Het grootste probleem in deze is dat ons zelfbeeld meestal niet klopt. Minstens 80% van alle mensen vindt zich behoren bij de 50% veiligste chauffeurs op de weg. Bijna iedereen vindt zichzelf een betere chauffeur. Daarom moeten we eigenlijk altijd een extra marge, een veiligheidsbuffer inbouwen, ook al denken we dat we die niet nodig hebben.
